Toen Starlet Diagnostisch Centrum te horen kreeg dat er een ingrijpende verandering op IT gebied zou plaatsvinden binnen het zorgconcern waar zij deel van uitmaakt, de Noordwest Ziekenhuis groep (hierna ‘het Noordwest’), moest het op zoek naar een oplossing. Het kwam uit bij Lab Online en VIPLive van Topicus en dochteronderneming Calculus. We praten met financieel manager Judith Elzen-Soerink van Starlet DC over deze overgang.
Starlet is een diagnostisch centrum zonder laboratorium. Is dat uniek?
Ja. Een laboratorium is kapitaalintensief. Het neerzetten ervan kost veel geld en ook de capaciteit is kostbaar. Wij hebben de keuze gemaakt ons te richten op logistieke dienstverlening rond de eerste lijn. Het contact met de huisarts, verloskundigen, verzorgings- en verpleegtehuizen, de GGZ , et cetera. Het laboratorium kan zich daarmee focussen op haar kerntaken, de laboratoriumactiviteiten.
Zo’n situatie geeft jullie flexibiliteit?
Inderdaad en dat is essentieel. Onze opzet is dus minder kapitaalsintensief. Onze medewerkers zitten in diagnostiek en de logistieke netwerken.
Starlet maakt sinds vorig jaar gebruik van Lab Online van Topicus, initieel als Elektronisch Patiënten Dossier, maar sinds september dit jaar ook voor de financiële afhandeling in combinatie met VIPLive. Wat was de aanleiding om met Lab Online te gaan werken?
We kregen te horen dat het Noordwest van ict systeem (waaronder een elektronisch patiëntendossier, red.) zou veranderen. Onze activiteiten, de eerstelijns diagnostiek, zouden niet meer geborgd worden in het nieuwe systeem. Het betekende dat we ons eigen Elektronische Patiënten Dossier nodig hadden en alle aanverwante processen zelfstandig moesten gaan oppakken.
Wat hebben jullie gedaan toen jullie dat hoorden?
We stelden allereerst een Programma van Eisen op. Met een team van collega’s maakten we een longlist van leveranciers op die konden leveren wat we nodig hadden. Vervolgens bleven er na selectie vijf leveranciers over en in de gesprekken vroegen we om offertes. Uiteindelijk kozen we voor Topicus. Dat was in januari 2018.
Lab Online van Topicus biedt de grootste zelfstandigheid en flexibiliteit. Een belangrijk bijkomend aspect was dat er eenvoudig koppelingen met huisartsen- en verloskundigenpraktijken te maken zouden zijn.
Wat moesten jullie allemaal doen om van systeem te veranderen?
Zeg maar gerust ‘alles’. Je moet bij het begin beginnen en bepalen welke processen er allemaal zijn, welke daarvan prioriteiten hebben, waar gegevensstromen vandaan komen en vervolgens in overleg gaan met het Noordwest terwijl ze zelf ook van systeem veranderden dus hun capaciteit was logischerwijs beperkt. Je moet een gesprek voeren over welke applicaties informatie aan systemen gaan leveren. Koppelen aan het nieuwe systeem van het ziekenhuis was hierbij een grote uitdaging.
En wat kwamen jullie zoal tegen onderweg?
Bij het in kaart brengen van de processen komt het voortschrijdend inzicht. Je merkt al snel dat je prioriteiten moet aangeven. En dingen die voor ons zo logisch zijn dat we er niet eens over nadenken, zijn voor een leverancier natuurlijk niet meteen gesneden koek. Leerpunten zitten vaak in kleine dingen. Wat we ook merkten is dat Starlet en het product Lab Online allebei niet de grootste club zijn. Je wilt harde deadlines aan elkaar stellen maar dat kan niet altijd. Aan de andere kant was dit soms juist ook een groot voordeel, omdat je snel met elkaar kunt schakelen en aanpassingen kunt maken.
Wat was de belangrijkste aanpassing?
De belangrijkste aanpassing was dat we in aanvang zijn gestart met de keuze voor een pakket ten behoeve van de financiële afhandeling (facturatie) van onze dienstverlening. Na twee maanden vanaf de start werd duidelijk dat we, mede als gevolg van de prioriteiten van onze klanten, eerst Elektronisch Patiëntendossier inclusief het zorgverlenersportaal via LabOnline live moesten hebben. Als gevolg van die prioriteit hebben we de financiële afhandeling uitgesteld tot het nieuwe boekjaar (2019) en voor 2018 gekozen voor een tussenoplossing. Eind 2018 hebben we, nadat de implementatie van het EPD en zorgverlenersportaal succesvol waren, de verdere ontwikkeling van de financiële afwikkeling opgepakt.
En vervolgens is er nog een belangrijke koppeling gemaakt?
Uiteindelijk is het proces zo ingericht dat Starlet, via een koppeling met twee lab informatiesystemen (de Labosys- en Micros applicaties), naast de uitslagen ook de te factureren verrichtingen aanlevert aan LabOnline. In LabOnline wordt periodiek een facturatierun gedraaid waarbij de controle op het verzekeringsrecht plaatsvindt en waarbij op basis van de verzekeraar wordt bepaald wat het te factureren tarief per verrichting is. De facturatierun leidt tot facturatiebestanden die via ViPLive aan de verzekeraars aangeboden worden, tot facturen voor instellingen (met name verpleeg- en verzorgingstehuizen en GGZ instellingen).
Wanneer gingen jullie van start met de financiële afhandeling?
Vanaf november 2018 zijn Topicus, hun dochteronderneming Calculus, Starlet en het Noordwest in gesprek gegaan om de facturatie via LabOnline te realiseren. Door de veelvoud aan omzettingen van verrichtingen en koppelingen met diverse applicaties had het project een wat langere doorlooptijd. Vanaf mei waren we aan het testen en dan ga je al snel de zomervakantie in. Uiteindelijk was de definitieve ‘testrun’ in augustus. De eerste èchte run die ingediend èn gefactureerd werd, is eind september dit jaar uitgevoerd.
Hoe kijkt Starlet DC terug op de samenwerking met Topicus in het project tot nu toe?
We zijn we bevestigd in onze keuze. Topicus toonde flexibiliteit zoals verwacht. Er wordt gekeken naar de mogelijkheden en niet naar de onmogelijkheden. En het is heel leuk als je samen iets kan maken wat werkt!
Hoe gaan jullie verder?
In principe is eind volgend jaar alles gedigitaliseerd. Maar we hebben nog een hele verlanglijst qua uitbouwen van tools en services. We streven ernaar om het de patiënt en de aanvrager zo eenvoudig mogelijk te maken.